Taxonomies

1. Qu'est-ce qu'une taxonomie ?

Une taxonomie est un système de classification qui organise efficacement vos contenus, modèles et projets en catégories précises, comme Type de contrat ou Domaine juridique.

Pourquoi utiliser les taxonomies ?

• Simplifier la recherche : Accédez rapidement aux contenus ou modèles pertinents grâce à des filtres avancés.

• Structurer vos données : Organisez vos projets de manière cohérente avec des catégories standardisées.

• Faciliter la collaboration : Assurez une compréhension commune au sein de l’équipe grâce à une classification uniforme.

Les taxonomies transforment une base de données complexe en un outil clair et navigable, améliorant ainsi votre productivité et votre organisation.

L’ensemble de taxonomies

Un ensemble de taxonomies (1) est composé de taxonomies (2), chacune contenant elle-même des valeurs de taxonomie (3).

2. Rechercher et filtrer avec les taxonomies

Où utiliser les filtres ?

Les filtres basés sur les taxonomies sont disponibles dans plusieurs sections de l'application, vous permettant de rechercher et d’organiser vos contenus, modèles et projets de manière efficace.

a. Liste des projets

Appliquez des filtres pour visualiser les projets répondant à des critères précis, comme un domaine d’application ou un type de document.

b. Liste des modèles

Affinez vos recherches pour afficher uniquement les modèles pertinents selon les critères définis, grâce à un panneau de filtres permanent à droite de l’écran.

c. Répertoire des contenus

Utilisez les filtres pour trouver rapidement des sections, clauses ou annexes précises en fonction des taxonomies associées.

Fonctionnalités des filtres

Les filtres basés sur les taxonomies offrent une puissante flexibilité pour rechercher, organiser et afficher vos contenus, modèles et projets de manière ciblée. Voici leurs principales fonctionnalités :

a. Filtrage par taxonomies

Sélectionnez une ou plusieurs valeurs de taxonomies pour affiner vos recherches (ex. : Type de contrat ou Domaine juridique). Vous pouvez également combiner plusieurs critères pour afficher des résultats précis répondant à des besoins complexes.

b. Option Taxonomie manquante

Accessible uniquement aux utilisateurs disposant des permissions appropriées.

L’option Taxonomie manquante sert à identifier les contenus ou modèles auxquels aucune valeur de taxonomie n’a été assignée. Cette option permet de retrouver, par exemple, les contenus pour lesquels aucune valeur de taxonomie de Juridiction n’a été associée.

c. Option Tronc commun

Cette option permet de retrouver les contenus identifiés comme tronc commun, c.-à-d. qu’ils sont assez généraux de sorte que toutes les valeurs de la taxonomie y sont associées. Filtrez les éléments contenant la valeur Tronc commun, seule ou en combinaison avec d’autres valeurs, pour des recherches étendues ou pointues.

Exemple de classification des résultats retournés

La classification Tronc commun d’une taxonomie signifie également que toute nouvelle valeur qui sera ajoutée à la taxonomie sera également sélectionnée automatiquement.

Exemple d’utilisation des filtres et résultats de recherche

Lorsque vous sélectionnez une seule valeur de taxonomie (ex. : Processus contractuel), les résultats retournés correspondent aux contenus ayant au minimum la valeur de taxonomie associée, c.-à-d. que les résultats retournés pourront contenir la valeur sélectionnée, mais aussi plusieurs autres valeurs.

Voici les cas de classification de contenus qui sont retournés par la sélection de la valeur Processus contractuel :

Cas 1 : seule la valeur Processus contractuel est associée au contenu.

Cas 2 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu, mais aussi à deux autres valeurs.

Cas 3 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu ainsi que toutes les autres valeurs.

3. Assignation des taxonomies

L’assignation des taxonomies permet de classer vos contenus, modèles et projets en leur assignant des catégories précises, facilitant ainsi leur organisation et leur recherche.

Étapes pour assigner une taxonomie :

Assurez-vous d’attribuer des valeurs pertinentes pour optimiser la gestion et l’utilisation des taxonomies.

1. Accédez à l’élément que vous souhaitez configurer (contenu, modèle ou projet).

2. Ouvrez l’onglet Propriétés à partir du menu des fonctionnalités.

3. Sélectionnez une taxonomie et choisissez une ou plusieurs valeurs appropriées.

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider l’assignation.

Cas particuliers :

a. Valeur Tronc commun :

• Attribuée automatiquement pour les nouveaux contenus.

• Peut être utilisée pour assurer une compatibilité universelle entre le contenu et un modèle.

b. Modifier la taxonomie d’un contenu publié

Élargir la couverture d’un contenu.

Afin de maintenir la compatibilité entre les contenus publiés et les modèles, la modification d’un contenu publié peut être effectuée seulement dans le sens d'élargir l'étendue de sa portée.

Dans ce sens, lorsque vous modifiez la taxonomie d’un contenu publié, seules les sélections de valeurs supplémentaires sont permises.

Dans l’exemple suivant, les trois valeurs de la taxonomie Catégorie sélectionnée (Recherche universitaire, Constitution et organisation et Actionnaires) doivent demeurer sélectionnées, mais vous pourriez y ajouter Ressources humaines, ce qui maintiendrait ce qui est déjà en place tout en élargissant la portée du contenu.

c. Retirer la valeur Tronc commun d’un contenu publié

Ce cas d’exception permet de réduire la couverture tout en maintenant la compatibilité des contenus. Cela aura comme conséquence que les nouvelles valeurs de taxonomie créées pour la taxonomie concernée ne seront plus automatiquement ajoutées au contenu.

Pour ce faire, désélectionnez d’abord la valeur Tronc commun de la taxonomie.

Ensuite, sélectionnez l’entièreté des valeurs à l’aide du sélecteur adjacent au nom de la taxonomie. Vous pourrez ensuite enregistrer vos changements.

4. Configuration des taxonomies

Permissions obligatoires :

• perm_template_edit : Nécessaire pour modifier les modèles et leurs taxonomies.

• perm_org_manage : Requise pour gérer les paramètres organisationnels, incluant la création et la modification des taxonomies.

Qui peut configurer les taxonomies ?

• Les administrateurs de l’organisation.

• Les juristes ou les utilisateurs autorisés ayant les permissions ci-dessus.

Comment vérifier ou attribuer les permissions ?

• Accédez aux paramètres d’administration.

• Vérifiez ou attribuez les permissions nécessaires aux utilisateurs depuis la section Gestion des utilisateurs.

Seuls les utilisateurs habilités peuvent s’assurer que les taxonomies restent cohérentes et alignées sur les besoins de l’organisation.

a. Création de nouvelles taxonomies

Créer une taxonomie vous permet d’ajouter un critère de classification personnalisé pour structurer vos contenus, modèles et projets.

Étapes pour créer une taxonomie :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies dans l’application.

2. Cliquez sur Ajouter une taxonomie.

3. Donnez un nom à la taxonomie (ex. : Type de contrat).

4. Ajoutez des valeurs précises (ex. : Contrat de travail, Accord de confidentialité).

5. Enregistrez pour finaliser la création.

Conseils :

• Utilisez des noms clairs et descriptifs.

• Évitez les doublons pour maintenir une organisation cohérente.

Une fois créée, la taxonomie peut être appliquée et utilisée dans vos projets, contenus et modèles.

b. Ajout de valeurs à une taxonomie

Ajouter des valeurs à une taxonomie permet d’enrichir ses critères de classification et d’adapter sa structure à vos besoins particuliers.

Étapes pour ajouter des valeurs :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies.

2. Sélectionnez la taxonomie à modifier (ex. : Type de contrat).

3. Cliquez sur Ajouter une valeur.

4. Saisissez le nom de la nouvelle valeur (ex. : Partenariat, Sous-traitance).

5. Enregistrez vos modifications.

Conseils :

• Utilisez des noms pertinents et clairs pour éviter toute confusion.

• Validez avec votre équipe les nouvelles valeurs pour garantir leur utilité et leur cohérence.

Une fois ajoutées, ces valeurs seront immédiatement disponibles pour la classification, le filtrage et la recherche dans l’application.

5. Configuration d’alias et affichage des taxonomies

Un alias agit comme une abréviation. Son objectif d’utilisation est de permettre l’identification rapide d’une entité et l’affichage et le survol d’une plus grande quantité d’information. Même si plusieurs entités portent le même nom, grâce à l’affichage des alias de taxonomies dans les différentes listes de l’application, il est possible de bien les distinguer.

Les taxonomies sont liées à plusieurs types d’entités comme :

• Les contenus;

• Les modèles;

• Les projets;

a. Fonctionnement de l’affichage des taxonomies

L'affichage des taxonomies dans les listes repose sur la présence d’un alias défini dans les paramètres de l’organisation. Si un alias est défini pour une taxonomie ou une valeur de taxonomie, elle sera affichée dans les listes.

Un alias a toujours les caractéristiques suivantes :

• 8 caractères maximum.

• La saisie peut se faire en lettres minuscules ou majuscules.

• L’affichage se fait selon le format de la saisie.

Exemple : Affichage dans les contenus :

Exemple : Affichage dans les modèles :

b. Étapes de configuration

1. Accéder aux paramètres Admin > Taxonomies.

2. Pour chaque taxonomie et valeur de taxonomie, il est possible de définir un champ alias.

3. Si aucun alias n’est défini → aucune pastille ne sera affichée dans les listes pour celle-ci.

Règle spéciale : tronc commun

• Pour la taxonomie « Tronc commun », au lieu d’afficher une pastille « tronc commun », les listes afficheront la pastille “TOUT+l’alias”.

• Cela est particulièrement utile lorsqu’il y a plusieurs taxonomies tronc commun dans un même contenu afin de les discerner plus facilement.

Exemple : Pour la taxonomie Secteur l’alias SCT est défini et celle-ci est classifiée comme tronc commun, l’affichage de la taxonomie secteur se fera donc comme suit :