Taxonomies
1. Qu'est-ce qu'une taxonomie ?
Une taxonomie est un système de classification qui organise efficacement vos contenus, modèles et projets en catégories précises, comme Type de contrat ou Domaine juridique.
Pourquoi utiliser les taxonomies ?
Simplifier la recherche : Accédez rapidement aux contenus ou modèles pertinents grâce à des filtres avancés.
Structurer vos données : Organisez vos projets de manière cohérente avec des catégories standardisées.
Faciliter la collaboration : Assurez une compréhension commune au sein de l’équipe grâce à une classification uniforme.
Les taxonomies transforment une base de données complexe en un outil clair et navigable, améliorant ainsi votre productivité et votre organisation.
L’ensemble de taxonomie
Un ensemble de taxonomies (1) est composé de taxonomie (2), contenant elle-même des valeurs de taxonomie (3).
2. Rechercher et filtrer avec les taxonomies
Où utiliser les filtres ?
Les filtres basés sur les taxonomies sont disponibles dans plusieurs sections de l'application, vous permettant de rechercher et d’organiser vos contenus, modèles et projets de manière efficace.
a. Liste des projets
Appliquez des filtres pour visualiser les projets répondant à des critères précises, comme un domaine d’application ou un type de document.
b. Liste des modèles
Affinez vos recherches pour afficher uniquement les modèles pertinents selon les critères définis, grâce à un panneau de filtres permanent à droite de l’écran.
c. Répertoire des contenus
Utilisez les filtres pour trouver rapidement des sections, clauses ou annexes précises en fonction des taxonomies associées.
Fonctionnalités des filtres
Les filtres basés sur les taxonomies offrent une puissante flexibilité pour rechercher, organiser et afficher vos contenus, modèles et projets de manière ciblée. Voici leurs principales fonctionnalités :
a. Filtrage par taxonomies
Sélectionnez une ou plusieurs valeurs de taxonomies pour affiner vos recherches (ex. : Type de contrat ou Domaine juridique). Vous pouvez également combiner plusieurs critères pour afficher des résultats précis répondant à des besoins complexes.
b. Option Taxonomie manquante
Accessible uniquement aux utilisateurs disposant des permissions appropriées.
L’option Taxonomie manquante sert à identifiez les contenus ou modèles auxquels aucune valeur de taxonomie n’a été assignée. Cette option permet de retourner par exemple, les contenus pour lesquels aucune valeur de taxonomie de Juridiction n’a été associée.
c. Option Tronc commun
Cette option permet de retourner les contenus identifiés comme tronc commun, c.-à-d. qu’ils sont assez généraux et donc toutes les valeurs de la taxonomie y sont associées. Filtrez les éléments contenant la valeur Tronc commun, seule ou en combinaison avec d’autres valeurs, pour des recherches étendues ou précises.
Exemple de classification des résultats retournés
La classification Tronc commun d’une taxonomie signifie également que toute nouvelle valeur qui sera ajoutée à la taxonomie sera également sélectionnée automatiquement.
Exemple d’utilisation des filtres et résultats de recherche
Lorsque vous sélectionnez une seule valeur de taxonomie (ex. : Processus contractuel), les résultats retournés correspondent aux contenus ayant au minimum la valeur de taxonomie associée, c.-à-d. que les résultats retournés pourront contenir la valeur sélectionnée, mais aussi plusieurs autres valeurs.
Voici les cas de classification de contenus qui sont retournés par la sélection de la valeur Processus contractuel :
Cas 1 : seule la valeur Processus contractuel est associée au contenu.
Cas 2 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu, mais aussi à deux autres valeurs.
Cas 3 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu ainsi que toutes les autres valeurs.
3. Assignation des taxonomies
L’assignation des taxonomies permet de classer vos contenus, modèles et projets en leur appliquant des catégories précises, facilitant ainsi leur organisation et leur recherche.
Étapes pour assigner une taxonomie :
Assurez-vous d’attribuer des valeurs pertinentes pour optimiser la gestion et l’utilisation des taxonomies.
Accédez à l’élément que vous souhaitez configurer (contenu, modèle ou projet).
Ouvrez l’onglet Propriétés à partir du menu des fonctionnalités.
Sélectionnez une taxonomie et choisissez une ou plusieurs valeurs appropriées.
Cliquez sur Enregistrer pour valider l’assignation.
Cas précis :
Valeur Tronc commun :
Attribuée automatiquement pour les nouveaux contenus.
Peut être utilisée pour assurer une compatibilité universelle entre le contenu, son modèle.
4. Configuration des taxonomies
Permissions obligatoires :
perm_template_edit: Nécessaire pour modifier les modèles et leurs taxonomies.perm_org_manage: Requise pour gérer les paramètres organisationnels, incluant la création et la modification des taxonomies.
Qui peut configurer les taxonomies ?
Les administrateurs de l’organisation.
Les juristes ou les utilisateurs autorisés ayant les permissions ci-dessus.
Comment vérifier ou attribuer les permissions ?
Accédez aux paramètres d’administration.
Vérifiez ou attribuez les permissions nécessaires aux utilisateurs depuis la section Gestion des utilisateurs.
Seuls les utilisateurs habilités peuvent s’assurer que les taxonomies restent cohérentes et alignées sur les besoins de l’organisation.
a. Création de nouvelles taxonomies
Créer une taxonomie vous permet d’ajouter un critère de classification personnalisé pour structurer vos contenus, modèles et projets.
Étapes pour créer une taxonomie :
Accédez à la section Configuration des taxonomies dans l’application.
Cliquez sur Ajouter une taxonomie.
Donnez un nom à la taxonomie (ex. : Type de contrat).
Ajoutez des valeurs précises (ex. : Contrat de travail, Accord de confidentialité).
Enregistrez pour finaliser la création.
Conseils :
Utilisez des noms clairs et descriptifs.
Évitez les doublons pour maintenir une organisation cohérente.
Une fois créée, la taxonomie peut être appliquée et utilisée dans vos projets, contenus et modèles.
b. Ajout de valeurs à une taxonomie
Ajouter des valeurs à une taxonomie permet d’enrichir ses critères de classification et d’adapter sa structure à vos besoins spécifiques.
Étapes pour ajouter des valeurs :
Accédez à la section Configuration des taxonomies.
Sélectionnez la taxonomie à modifier (ex. : Type de contrat).
Cliquez sur Ajouter une valeur.
Saisissez le nom de la nouvelle valeur (ex. : Partenariat, Sous-traitance).
Enregistrez vos modifications.
Conseils :
Utilisez des noms pertinents et clairs pour éviter toute confusion.
Validez avec votre équipe les nouvelles valeurs pour garantir leur utilité et leur cohérence.
Une fois ajoutées, ces valeurs seront immédiatement disponibles pour la classification, le filtrage et la recherche dans l’application.