Rédaction - Liste des projets

Accéder à la fonctionnalité

Cliquez sur le bouton Rédaction dans le menu des modules (en bleu).

Description de la fonctionnalité

Cette fonctionnalité permet de faire la recherche et la création de projets.

La liste des projets est divisée en 2 sections: le panneau des filtres et de recherche (1) et la liste des projets (2).

Rechercher un projet

Dans la liste des projets, il est possible de chercher par titre du projet, numéro du projet ou nom du client dans la barre de recherche (1). Le filtre mes projets seulement affiche seulement les projets dont vous êtes le responsable (2). Le filtre Voir les projets archivés seulement affiche seulement les projets qui ont été archivés (3). D’autres filtres sont disponibles dans le panneau des filtres et recherche (4).

Trier les projets

Dans la liste des projets, il est possible de trier les projets par responsable (1), titre du projet (2), numéro du projet (3), client (4), statut (5) ou date de modification (6). Il suffit de cliquer sur le nom de la colonne pour appliquer un tri.

Les noms des colonnes Titre du projet, Numéros du projet et Client sont modifiables par l'administrateur système à partir des paramètres client dans l’admin. L’image ci-dessus ne représente pas l’interface pour l’ensemble des utilisateurs.

Se référer à la page https://edilexpro.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=189366300&draftShareId=17b279cf-6bf3-44ef-9e3d-1b7c89a8019a pour plus d’information sur les paramètres clients.

Le panneau des filtres et de recherche

Le panneau des filtres et de recherche permet de chercher par statut (1), responsable (2), plage de date de création (3), plage de date de modification (4), répertoire (5), ensemble de taxonomies (6) et part taxonomie (7).

1. Statut

Filtrez les projets à l’aide de leur statut.

Notez que les statuts de projet sont liés aux divers outils offerts par la plateforme, il se peut que la liste des statuts affichés dans votre menu déroulant diffère de ceux présentés ci-dessus.

2. Responsable

Cherchez les projets à l’aide des informations techniques de création d’un projet. Les utilisateurs de votre organisation ayant créé des projets pourront être sélectionnés dans ce menu déroulant.

Exemple: Informations techniques d’un projet.

Accédez aux propriétés d’un projet si vous souhaitez consulter ses informations techniques.

3. La plage de date de création

Cherchez les projets à l’aide des informations techniques de création d’un projet.

Sélectionnez une date de début et une date de fin afin d’obtenir dans vos résultats la liste des projets ayant été créés durant cette période.

Exemple: Informations techniques de création d’un projet.

4. La plage de date de modification

Cherchez les projets à l’aide des informations techniques de modification d’un projet.

Sélectionnez une date de début et une date de fin afin d’obtenir dans vos résultats la liste des projets ayant été modifiés durant cette période.

Exemple: Informations techniques de modification d’un projet.

5. Le répertoire

Le filtre « Répertoire » permet de filtrer la liste de projets pour tous les répertoires ou un seul répertoire parent / sous-répertoire auquel l’utilisateur a accès en lecture.

La liste des répertoires auxquels l’utilisateur a accès en lecture contient :

• Tous les répertoires de l’organisation à laquelle appartient l’utilisateur;

• Tous les répertoires rendus visibles à cette même organisation avec l’accès en « lecture » ou « écriture ».

Se référer à la page Gestion des répertoires pour plus d’information sur la gestion des répertoires.

6. Ensemble de taxonomies

1. Qu'est-ce qu'une taxonomie ?

Une taxonomie est un système de classification qui organise efficacement vos contenus, modèles et projets en catégories précises, comme Type de contrat ou Domaine juridique.

Pourquoi utiliser les taxonomies ?

• Simplifier la recherche : Accédez rapidement aux contenus ou modèles pertinents grâce à des filtres avancés.

• Structurer vos données : Organisez vos projets de manière cohérente avec des catégories standardisées.

• Faciliter la collaboration : Assurez une compréhension commune au sein de l’équipe grâce à une classification uniforme.

Les taxonomies transforment une base de données complexe en un outil clair et navigable, améliorant ainsi votre productivité et votre organisation.

L’ensemble de taxonomie

Un ensemble de taxonomies (1) est composé de taxonomie (2), contenant elle-même des valeurs de taxonomie (3).

2. Rechercher et filtrer avec les taxonomies

Où utiliser les filtres ?

Les filtres basés sur les taxonomies sont disponibles dans plusieurs sections de l'application, vous permettant de rechercher et d’organiser vos contenus, modèles et projets de manière efficace.

a. Liste des projets

Appliquez des filtres pour visualiser les projets répondant à des critères précises, comme un domaine d’application ou un type de document.

b. Liste des modèles

Affinez vos recherches pour afficher uniquement les modèles pertinents selon les critères définis, grâce à un panneau de filtres permanent à droite de l’écran.

c. Répertoire des contenus

Utilisez les filtres pour trouver rapidement des sections, clauses ou annexes précises en fonction des taxonomies associées.

Fonctionnalités des filtres

Les filtres basés sur les taxonomies offrent une puissante flexibilité pour rechercher, organiser et afficher vos contenus, modèles et projets de manière ciblée. Voici leurs principales fonctionnalités :

a. Filtrage par taxonomies

Sélectionnez une ou plusieurs valeurs de taxonomies pour affiner vos recherches (ex. : Type de contrat ou Domaine juridique). Vous pouvez également combiner plusieurs critères pour afficher des résultats précis répondant à des besoins complexes.

b. Option Taxonomie manquante

Accessible uniquement aux utilisateurs disposant des permissions appropriées.

L’option Taxonomie manquante sert à identifiez les contenus ou modèles auxquels aucune valeur de taxonomie n’a été assignée. Cette option permet de retourner par exemple, les contenus pour lesquels aucune valeur de taxonomie de Juridiction n’a été associée.

c. Option Tronc commun

Cette option permet de retourner les contenus identifiés comme tronc commun, c.-à-d. qu’ils sont assez généraux et donc toutes les valeurs de la taxonomie y sont associées. Filtrez les éléments contenant la valeur Tronc commun, seule ou en combinaison avec d’autres valeurs, pour des recherches étendues ou précises.

Exemple de classification des résultats retournés

La classification Tronc commun d’une taxonomie signifie également que toute nouvelle valeur qui sera ajoutée à la taxonomie sera également sélectionnée automatiquement.

Exemple d’utilisation des filtres et résultats de recherche

Lorsque vous sélectionnez une seule valeur de taxonomie (ex. : Processus contractuel), les résultats retournés correspondent aux contenus ayant au minimum la valeur de taxonomie associée, c.-à-d. que les résultats retournés pourront contenir la valeur sélectionnée, mais aussi plusieurs autres valeurs.

Voici les cas de classification de contenus qui sont retournés par la sélection de la valeur Processus contractuel :

Cas 1 : seule la valeur Processus contractuel est associée au contenu.

Cas 2 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu, mais aussi à deux autres valeurs.

Cas 3 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu ainsi que toutes les autres valeurs.

3. Assignation des taxonomies

L’assignation des taxonomies permet de classer vos contenus, modèles et projets en leur appliquant des catégories précises, facilitant ainsi leur organisation et leur recherche.

Étapes pour assigner une taxonomie :

Assurez-vous d’attribuer des valeurs pertinentes pour optimiser la gestion et l’utilisation des taxonomies.

1. Accédez à l’élément que vous souhaitez configurer (contenu, modèle ou projet).

2. Ouvrez l’onglet Propriétés à partir du menu des fonctionnalités.

3. Sélectionnez une taxonomie et choisissez une ou plusieurs valeurs appropriées.

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider l’assignation.

Cas précis :

• Valeur Tronc commun :

  • Attribuée automatiquement pour les nouveaux contenus.

  • Peut être utilisée pour assurer une compatibilité universelle entre le contenu, son modèle.

4. Configuration des taxonomies

Permissions obligatoires :

• perm_template_edit : Nécessaire pour modifier les modèles et leurs taxonomies.

• perm_org_manage : Requise pour gérer les paramètres organisationnels, incluant la création et la modification des taxonomies.

Qui peut configurer les taxonomies ?

• Les administrateurs de l’organisation.

• Les juristes ou les utilisateurs autorisés ayant les permissions ci-dessus.

Comment vérifier ou attribuer les permissions ?

• Accédez aux paramètres d’administration.

• Vérifiez ou attribuez les permissions nécessaires aux utilisateurs depuis la section Gestion des utilisateurs.

Seuls les utilisateurs habilités peuvent s’assurer que les taxonomies restent cohérentes et alignées sur les besoins de l’organisation.

a. Création de nouvelles taxonomies

Créer une taxonomie vous permet d’ajouter un critère de classification personnalisé pour structurer vos contenus, modèles et projets.

Étapes pour créer une taxonomie :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies dans l’application.

2. Cliquez sur Ajouter une taxonomie.

3. Donnez un nom à la taxonomie (ex. : Type de contrat).

4. Ajoutez des valeurs précises (ex. : Contrat de travail, Accord de confidentialité).

5. Enregistrez pour finaliser la création.

Conseils :

• Utilisez des noms clairs et descriptifs.

• Évitez les doublons pour maintenir une organisation cohérente.

Une fois créée, la taxonomie peut être appliquée et utilisée dans vos projets, contenus et modèles.

b. Ajout de valeurs à une taxonomie

Ajouter des valeurs à une taxonomie permet d’enrichir ses critères de classification et d’adapter sa structure à vos besoins spécifiques.

Étapes pour ajouter des valeurs :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies.

2. Sélectionnez la taxonomie à modifier (ex. : Type de contrat).

3. Cliquez sur Ajouter une valeur.

4. Saisissez le nom de la nouvelle valeur (ex. : Partenariat, Sous-traitance).

5. Enregistrez vos modifications.

Conseils :

• Utilisez des noms pertinents et clairs pour éviter toute confusion.

• Validez avec votre équipe les nouvelles valeurs pour garantir leur utilité et leur cohérence.

Une fois ajoutées, ces valeurs seront immédiatement disponibles pour la classification, le filtrage et la recherche dans l’application.

Ouvrir et fermer le panneau des filtres et de recherche

Il est possible d’ouvrir et de fermer le panneau des filtre et de recherche afin de laisser plus de place à la liste des projets dans la surface.

Pour fermer le panneau le panneau des filtre et de recherche, cliquez sur le bouton X du panneau.

Résultats de recherche

Chaque tuile représente un projet et contient plusieurs renseignements : 

1. L’avatar du responsable du projet

2. Le titre du projet

3. Le numéro du projet

4. le nom du client

5. Le statut du projet (en exécution, en rédaction, en approbation, publié et terminé)

6. La date de modification du projet

Articles connexes