Gestion du projet

Description de la fonctionnalité

La gestion du projet permet aux rédacteurs et aux collaborateurs du projet d’obtenir rapidement une vue d’ensemble sur l'avancement de celui-ci. De plus, la fenêtre de gestion du projet permet de configurer les propriétés et de gérer les collaborateurs.

Accéder à la fonctionnalité

Accéder à la fenêtre de gestion du projet en cliquant sur le titre d’un projet ou sur le bouton Ouvrir du panneau de détails.

Description détaillée de la fenêtre de gestion du projet

La fenêtre de gestion du projet contient :

Le menu des fonctionnalités avec les fonctionnalités de base:
1. Les propriétés du projet;
2. L’historique de la gestion du projet;
3. L’exportation du projet;
4. L’archivage du projet;
5. Fonctionnalité de partage à l’externe *;
6. L’envoi en approbation *;
7. La création et la gestion d’addenda et d’avenant *;

* Certaines fonctionnalités peuvent être seulement disponibles selon le statut d’avancement du projet et selon vos permissions utilisateurs.

La gestion des collaborateurs;
L'avancement du projet;
La gestion manuelle des documents;
Les tuiles de document.

L'avancement du projet

Notez que selon votre type d’abonnement et vos permissions d’organisation, les fonctionnalités disponibles et affichées peuvent être différentes de ce qui est présenté ici.

La section d’avancement du projet vous procure des outils afin de faciliter le suivi et la progression de votre projet.

Barre de progression

Elle vous indique les étapes à travers lesquelles vous ferez passer le projet afin d’arriver à sa complétion.

Les étapes selon vos permissions d’organisation:

Brouillon: Première étape suite à la création de votre projet, c’est ici que se déroule la rédaction et révision de vos documents de projet.
En approbation: Lorsque vous avez terminé la rédaction de vos documents, vous pourrez envoyer votre projet pour approbation, le statut d’avancement du projet indiquera donc En approbation.
Approuvé: Une fois le processus d’approbation terminé, le statut basculera à Approuvé. À cette étape, les documents de projets seront figés en lecture seule afin de maintenir l’intégrité des documents approuvés.
Publié: Selon le type de projet de rédaction en cours, vous pourriez vouloir publier votre projet. Par exemple, dans le cadre d’un appel d’offres public, le statut Publié fait référence à la publication sur le site gouvernemental SEAO. Il n’est pas possible de publier directement à partir de notre plateforme, pour ce faire, vous devrez simplement exporter votre projet. Une fois la publication(externe à la plateforme) effectuée, vous pourrez faire basculer le statut du projet à Publié. À cette étape, les documents de projets restent également figés en lecture seule afin de maintenir l’intégrité des documents publiés. Selon les fonctionnalités auxquelles vous avez accès, vous pourrez modifier les documents en créant des Addendas.
En adjudication: À cette étape, le projet est en lecture seule. Ce statut permet de suivre la progression du projet alors que l’évaluation des soumissions est en cours pour attribuer le contrat au prestataire retenu.
Actif: Ce statut permet de suivre l’exécution du contrat, le projet est toujours en lecture seule tout en permettant des modifications encadrées via des avenants si nécessaire.
Terminé: Le contrat est arrivé à échéance. Le projet est en lecture seule et ne peut plus être modifié. Ce statut permet de conserver une trace de l’historique du contrat.

Boutons d’action principale

Les boutons affichés près de la barre de progression seront en règle générale ceux qui vous aideront à faire progresser votre projet à travers les différentes étapes de la barre de progression.

Gestion manuelle des documents

La section de gestion manuelle des documents vous permet de suivre l’avancement de la rédaction de vos documents à l'étape Brouillon du projet. Selon le nombre de colonne qui a été configuré, vous pourrez naviguez horizontalement dans cette section afin de consulter vos documents.

Statuts du document

En édition : Tous les documents auxquels au moins une modification a été faite.

En révision : Sert à indiquer aux collaborateurs que le document a le statut en révision.

En signature : Sert à indiquer aux collaborateurs que le document a le statut en signature.

Terminé : Sert à indiquer aux collaborateurs que le dossier est terminé. Un document terminé n’est plus affiché dans la liste des documents. Pour qu’un projet soit considéré comme terminé, et donc exclu de la liste, tous les documents qui le composent doivent être terminés.

Changer le statut d’un document

Il est possible de changer le statut du document dans la fenêtre de rédaction du document ou bien dans la gestion du projet en glissant et déposant le document dans la colonne souhaitée.

Lire l’extrait Changer le statut du document.

Tuile de document

La tuile de document contient :

Le titre du document;
La description du document;
Le nom de la dernière personne qui a modifié le document;
La date et l’heure de la dernière modification;
La pastille En attente de révision quand un document est partagé pour révision.

Archiver ou restaurer un projet

Il est possible d’archiver ou de restaurer le projet. Ceci archive ou restaure tous les documents d’un projet.

Afin d’archiver un projet, cliquez sur le bouton Archiver dans le menu des fonctionnalités. Ensuite, confirmez l’archivage du projet dans le message de confirmation en cliquant sur le bouton Archiver.

L’archivage du projet est seulement disponible pour le créateur ou le responsable du projet.

Pour accéder aux projets archivés, il suffit de se rendre à la Liste des projets et d’activer le filtre Voir les projets archivés seulement dans le panneau des filtres et recherche. Pour restaurer un projet, cliquez sur un projet dans la liste des projets archivés et, ensuite, cliquez sur le bouton Restaurer dans le menu des fonctionnalités.