Addendas

Description de la fonctionnalité 

La fonctionnalité d’addendas permet de communiquer des modifications à la documentation contractuelle dans le cadre d’un appel d’offres en cours de publication. C’est donc uniquement à l'étape de publication qu’on peut créer un addenda, et uniquement pour les appels d’offres.

Les addendas peuvent concerner des documents produits dans l’application (documents EDX) ou des documents produits en dehors de l’application, tels qu’un devis technique.

Les modifications effectuées aux documents EDX dans le cadre d’un addenda n’affectent pas les versions précédentes de ceux-ci, qui sont en tout temps consultables par la fonction de comparaison des versions.

Accéder à la fonctionnalité

À partir de l'étape de publication, la page des addendas d’un projet est en tout temps accessible depuis le menu secondaire, par le bouton Gestion des addendas.

Page des addendas d’un projet

La page des addendas d’un projet contient ces principaux éléments:

1. Bouton pour créer un addenda

2. Tuiles des addendas existants

3. Formulaire de l’addenda sélectionné

Créer un nouvel addenda

Il y a deux façons de créer un nouvel addenda:

1. Dans la page d'un projet qui est à l'étape de publication, cliquer sur Créer un addenda :

2. Dans la page des addendas d’un projet, créer sur Créer un addenda :

Définir et gérer un addenda

Le formulaire utilisé pour produire un addenda comporte plusieurs sections dont voici les principaux éléments, la description et le mode d’emploi.

1 - Entête 

L’entête de l’addenda contient :

1. Le nom et le numéro de l’addenda

2. Le statut de l’addenda : En cours (brouillon) ou Publié

3. La date de dernière modification ou de publication (selon le cas)

4. Bouton Rafraîchir : le formulaire d'addenda ne se rafraîchit pas automatiquement. Si vous modifiez un document EDX dans un autre onglet, cliquez sur Rafraîchir pour intégrer les données les plus récentes dans l’addenda

5. Bouton Exporter : pour exporter l’addenda lorsqu’il est prêt pour la publication

6. Actions supplémentaires :

   1. Supprimer : possible seulement si l’addenda est en cours (brouillon)

   2. Modifier la date : pour modifier la date de publication d’un addenda

2 – Section - Information sur le projet 

Cette section du formulaire fournit l’information sur le contexte de l’addenda :

• Le titre du projet auquel l’addenda est associé (saisi automatiquement)

• Le numéro de projet (saisi automatiquement)

• Le numéro de référence de l’avis SEAO

3 - Section - Objet

Cette section du formulaire présente une synthèse des types d’objets présents dans l’addenda. Les cases sont cochées automatiquement en fonction des actions effectuées plus bas dans le formulaire.

4 – Section - Mention concernant le mécanisme de plainte 

Cette section permet d'ajouter une mention relative au mécanisme de plainte encadré par l'Autorité des marchés publics (AMP).

Pour ajouter une mention:

1. Cliquez sur Ajouter la mention à la droite de la section (bouton bleu). 

2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option qui s’applique au contexte.

Le texte correspondant est automatiquement ajouté dans l'addenda.

5 – Section – Préambule 

Le préambule joue le rôle d’introduction et décrit le contexte de l’addenda. Ce texte est généré automatiquement à partir des données du projet et ne peut être modifié.

6 - Section – Report de la date limite 

Cette section permet d’indiquer un report de la date limite de dépôt des soumissions. En plus d'être documenté dans l’addenda, ce changement sera effectif dans le document EDX, s’il y a lieu.

Pour indiquer un report de date:

1. Cliquez sur Reporter la date limite à droite de la section (bouton bleu). 

2. Sélectionnez la nouvelle date et heure de dépôt à l'aide du calendrier.

Le texte qui apparaitra dans l’addenda est généré automatiquement.

7 - Section – Clarification

Pour ajouter un bloc d’éléments de questions et réponses à l’addenda, cliquez sur Ajouter des clarifications à droite de la section.

En cliquant sur Ajouter des clarifications, la fenêtre d’édition s’affiche et permet la saisie des données. La mise en contexte est un champ facultatif, alors que la question et la réponse sont des champs requis.

Une fois la clarification enregistrée, elle est affichée dans le formulaire d’addenda en ordre chronologique d’entrée (lorsque plusieurs clarifications ont été saisies).

Pour modifier ou supprimer un bloc de clarification, cliquez sur le menu à la droite du bloc de clarification.

8 - Section – Modifications

La section Modifications contient deux sous-sections :

1. Modification aux documents EDX: Pour effectuer des modifications aux documents générés dans l’application (EDX). Les contenus affectés par les modifications sont automatiquement ajoutés dans le formulaire.

2. Modification aux documents autres qu’EDX : Pour indiquer des modifications qui concernent des documents d’appel d’offres qui n’ont pas été générés dans l’application, par exemple, des modifications en lien avec les devis techniques.

Modification aux documents EDX

Type de document

Seules les modifications faites aux documents EDX de type Document contractuel ou Devis apparaissent dans les addendas et les avenants. Ainsi, par exemple, s’il n’est pas pertinent qu’une modification à la feuille console ou au sommaire soit dans un addenda, dans le modèle, on définit le type de document à Autre pour ces documents.

Cliquez sur Modifier les documents EDX; vous serez alors dirigé vers une nouvelle version modifiable des documents EDX.

En mode modification pour l’addenda, les modifications aux documents supportées sont les suivantes :

• Changement d’alternative (choix)

• Modification de contenu

• Modification de valeur de champs

• Retrait/ajout de contenu

Dans le formulaire d’addenda, les modifications aux documents EDX sont affichées en ordre chronologique d’entrée.

Version de référence pour l’identification du contenu modifié

Pour chaque modification à un document EDX, le titre du document et le titre et le numéro du contenu font référence à la version initiale (d’abord publiée sur le SEAO).

Voici les actions possibles sur une modification aux documents EDX :

• Ajouter/modifier la mise en contexte

• Masquer de l'addenda (ou Afficher à l’addenda) : La modification reste effective, mais vous pouvez choisir de ne pas l’afficher à l’addenda.
  

  

Modifications aux documents autres qu’EDX

Pour documenter une modification à un document qui n’est pas généré dans l’application, cliquez sur Indiquer la modification d’un document autre qu’EDX.

Une fenêtre s’ouvre alors avec trois champs; seul le premier (mise en contexte) est requis.

9 - Section – Information supplémentaire

La section Autre sert à ajouter toute autre information supplémentaire.

10 - Section - Conclusion

Dès la création de l’addenda, une conclusion est automatiquement générée à partir des données du projet. Si l’addenda est en cours (brouillon), ce texte peut être modifié en cliquant sur Modifier la conclusion.

Confirmer la publication d’un addenda

Pour confirmer la publication d’un addenda sur une plateforme externe à l’application (par exemple, au Québec, sur le SEAO), dans la page du projet, cliquez sur Confirmer la publication de l’addenda n.

Au clic sur ce bouton, entrez la date de publication effective.

Une fois la publication d’un addenda confirmée:

• Il passe à l'état Publié et il n’est plus possible de le modifier, ainsi que la version associée des documents EDX, s’il y a lieu.

• Dans la page des addendas du projet, sa date de publication apparait dans sa tuile.

Consulter les documents EDX associés à un addenda publié

Voici les moyens disponibles pour consulter les documents EDX associés à un addenda publié.

1. Depuis la page du projet, dans le menu secondaire, cliquez sur Comparer les versions.

   

2. Depuis l’addenda, cliquez sur Voir la version du contrat associé