Créer un addenda
Accéder à la fonctionnalité
La fonctionnalité d’addenda est offerte en bêta.
Veuillez contacter Edilex si vous désirez à avoir un accès anticipé à la fonctionnalité.
Accédez à la fonctionnalité d’addenda à partir du menu des fonctionnalité de l’écran de gestion d’un projet lorsque celui-ci est au statut « Publié ».
Description de la fonctionnalité
La fonctionnalité permet de produire des addenda afin d’apporter toutes les modifications requises à la documentation contractuelle dans le cadre d’un appel d’offre en cours de publication.
Créer un nouvel addenda
À partir de la fonctionnalité d'addenda, cliquez sur le bouton « Créer un addenda ». Cette action affiche le formulaire qui sert à détailler l’addenda.
Note : Les modifications effectuées sur les documents d’appel d’offre dans le cadre d’un addenda n’affectent pas le document contractuel original. Une copie des documents originaux est toujours conservée dans le système.
Formulaire d’addenda
Le formulaire utilisé pour produire un addenda comporte plusieurs sections, voici donc un aperçu de ses principaux éléments, leur description et comment les utiliser.
1 - Tuile de l’addenda
Vous retrouvez l’identification de l’addenda sous forme de tuile, elle consiste en:
son nom et le numéro, ex: dans l’imagine ci-haut « Addenda 1 »
son statut, ex: « Brouillon»
la date de la dernière modification ou publication (selon le cas)
2 - Entête
L’entête de l’addenda fournit des informations de base sur l’addenda sélectionné ou en cours d'édition. Vous y retrouvez:
Le nom et numéro de l’addenda
Son statut de l’addenda (Brouillon ou publié)
La date de la dernière modification ou publication (selon le cas)
Les boutons de gestion de l’addenda (voir section « Gestion de l’addenda » pour les détails d’utilisation)
L’entête permet également sa gestion par ses boutons situés à son extrême droite. En ordre de gauche à droite les éléments affichés sont:
Rafraichir le formulaire
Exporter
Publier
Supprimer
3 – Section - Information sur le projet
Cette section du formulaire fournit de l’information de contexte pour l’addenda,
Le nom du projet auquel l’addenda est associé: À la création d’un addenda, le nom du projet est rempli automatiquement par le système avec le nom du projet au moment de la création de l’addenda et n’est pas modifiable à partir de l’addenda.
Le numéro de projet: À la création d’un addenda, le numéro du projet est rempli automatiquement par le système avec le numéro du projet au moment de la création de l’addenda et n’est pas modifiable à partir de l’addenda.
Le numéro de référence SEO: Une boite de texte est disponible pour saisir le numéro de référence sur la plateforme SEAO.
Note : Les nom et numéro de projet dans l’addenda ne sont pas modifiés dans l’éventualité où ces informations seraient modifiées sur le projet lui-même. Ceci permet à l’addenda de représenter le nom du projet qui était en vigueur au moment où l’addenda a été créé.
4 - Section - Objet
Cette section du formulaire offre une synthèse des types d’objets présents dans l’addenda et permet de comprendre rapidement de quoi il sera question dans l’addenda.
Quatre types d’objets peuvent être ajoutés à un addenda :
5 – Section - Mention concernant le mécanisme de plainte
Cette section permet de préciser les mécanismes de plainte de l’addenda selon le contexte de rédaction.
Il est possible d’ajouter la mention en sélectionnant les options suggérées, les informations correspondantes sont alors affichées automatiquement.
a. Ajouter une mention
Pour ajouter une mention, cliquez le bouton « Ajouter » situer à la droite de la section.
b. Retirer une mention
Retirez la mention en cliquant le bouton Retirer situé à la droite de la section. Notez que le retrait de la mention n’est possible que lorsque l'addenda est en Brouillon.
c. Sélectionner le mécanisme
Ajoutez la mention puis sélectionnez de l’option qui s’applique au contexte de rédaction à partir du menu menu déroulant.
Les quatre choix suivants sont proposés:
La sélection d’une des options affiche le texte correspondant à l’addenda automatiquement.
6 – Section – Préambule
La section préambule joue le rôle d’introduction et précise le contexte de l’addenda.
La boite de texte Préambule n’est pas modifiable, les informations qu’elle affiche sont tirées directement du projet pour assurer la cohérence des informations.
7 - Section – Report de la date limite
Cette section du formulaire permet de reporter la date limite de dépôt de l’appel d’offres en en sélectionnant une nouvelle, ce qui aura pour impact d’afficher les l’information automatiquement à l’addenda.
a. Ajouter un report de date
Pour ajouter un report de date, cliquez sur le bouton Ajouter situé à la droite de la section.
b. Retirer un report de date
Retirez le report de date en cliquant le bouton Retirer situé à la droite de la section. Notez que le retrait du report n’est possible que lorsque l'addenda est en Brouillon.
c. Sélectionner une nouvelle date limite de dépôt
Sélectionnez la nouvelle date et heure de dépôt à l'aide des menus déroulants.
Vos sélections ajoutent le texte correspondant automatiquement.
8 - Section – Clarification
Ajouter une précision
Pour ajouter un bloc d’élément question/réponse à l’addenda, cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite de la section.
a. Rédiger la clarification
En cliquant sur ajouter, la fenêtre d’édition s’affiche et permet la saisie des informations.
b. Mise en contexte
La mise en contexte est un élément facultatif et permet de joindre d’avantage de détails à vos blocs de questions/réponses.
c. Rédiger le bloc Question/Réponse
Rédigez votre bloc en renseignant les deux boites de texte. Ces deux boites contrairement à la Mise en contexte, sont des éléments obligatoires, la sauvegarde ne sera donc possible qu’une fois ces deux boites de textes renseignées.
Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer et retourner au formulaire. Votre bloc est ajouté à l’addenda.
d. Affichage du bloc
Une fois la clarification enregistrée, la précision s’affiche dans le formulaire en ordre chronologique d’entrée (lorsque plusieurs clarifications ont été saisies) dans la section correspondante de l’addenda.
Gestion des blocs de clarification
Pour modifier ou supprimer un bloc de clarification, cliquez sur le menu à droite du bloc de clarification.
9 - Section – Modifications
La section modification de l’addenda contient deux sous-sections:
Modification aux documents internes: Vous permet d’effectuer des modifications destinées à l’addenda directement dans le document d’appel d’offres généré dans le logiciel Edilexpro. Les modifications effectuées sont automatiquement documentées et ajoutées textuellement dans le formulaire.
Modification aux documents externes: Vous permet de saisir et renseigner manuellement les modifications concernant des documents connexes à l’appel d’offres qui n’auraient pas été générées dans le logiciel Edilexpro, par exemple, des modifications en lien avec les devis techniques
Modification aux documents internes:
Ajouter une modification
Cliquez le bouton « Modifier les documents », le système redirige alors vers les documents d’appel d’offres afin de les modifier.
Navigation et modification du document
En mode modification pour l’addenda, les modifications supportées sont les suivantes :
Changement d’alternative,
Modification de clause,
Modification de valeur de champs,
Retrait/ajout de contenu.
Pour revenir au formulaire d’addenda, cliquez le bouton Retour situé dans le coin supérieur gauche.
Affichage des modifications
Les modifications sont affichées dans le formulaire d’addenda en ordre chronologique d’entrée.
Gestion de la modification
Deux actions sont possibles sur une modification:
Ajouter et modifier la mise en contexte: Vous permet d’ajouter des détails concernant la modification.
Masquer de l'addenda (ou l’inverse Afficher à l’addenda): La modification reste effective, mais vous pouvez choisir de ne pas l’afficher à l’addenda si vous ne croyez pas pertinent de l’afficher.
Rédiger une mise en contexte pour la modification
Pour saisir une mise en contexte pour votre modification, cliquez sur l’outil Modifier la mise en contexte dans le menu Gestion de la modification situé à droite de la section. La saisie de cette information est facultative.
Modifications aux documents externes
Ajouter une modification
Pour ajouter une modification à l’addenda concernant un document externe, cliquez sur le bouton Ajouter de la section correspondante.
En cliquant sur ajouter, la fenêtre d’édition s’affiche et permet la saisie des informations.
Mise en contexte
Une boite de texte permet de rédiger des détails supplémentaires sur le bloc de modification. La mise en contexte est un élément facultatif.
Rédiger les détails d’une modification
Deux boites de texte composent le bloc de modification pour indiquer les changements entre l’ancienne version d’un contenu et la nouvelle.
Une fois les détails du changement saisis dans chacune des boites de texte, cliquer sur « Enregistrer » pour retourner au formulaire.
10 - Section – Autre
La section autre sert à ajouter toute autre information supplémentaire qui serait nécessairement pour l’addenda.
a. Ajouter un bloc d’information
Ajoutez un bloc d’information en cliquant sur le bouton Ajouter situé à la droite de la section.
b. Rédiger un bloc d’information
En cliquant sur ajouter, la fenêtre d’édition s’affiche et permet la saisie des informations.
c. Mise en contexte
Une boite de texte permet de rédiger des détails supplémentaires sur le bloc. La mise en contexte est un élément facultatif.
c. Bloc d’information
Une boite de texte est disponible pour saisir l’information, c’est ce qui sera affiché à l’addenda une fois la rédaction de la précision enregistrée.
Une fois les informations saisies cliquées sur « Enregistrer » pour terminer et retourner au formulaire.
Affichage du bloc d’information
L’information s'affiche dans le formulaire en ordre chronologique d’entrée dans la section correspondante de l’addenda.
Gestion du bloc d’information
Pour modifier ou supprimer un bloc d’information, cliquez sur le menu de gestion de l’information disponible à droite de la section. Notez que le retrait du report n’est possible que lorsque l'addenda est en Brouillon.
11 - Section - Conclusion
La section conclusion sert comme son nom le dit à conclure l’addenda. La section contient automatiquement à la création de l’addenda certaines données du projet. Tant et aussi longtemps que l’addenda est en édition au statut « Brouillon », ces informations sont modifiables et il est possible d’y ajouter toute information supplémentaire.
Gestion de l’addenda
Les fonctions associées à la gestion de l’addenda peuvent être retrouvées dans l’entête du formulaire d’addenda. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Rafraichir le formulaire: Pour rafraichir un addenda, cliquez sur le bouton « Rafraichir » situé à droite de l’entête.Ce bouton sert de fonction pour recharge pour le formulaire, il devient utile dans le contexte de travail à plusieurs onglets. Le formulaire d’addenda ne se rafraichit pas seul de manière automatique, donc dans le cas de modification au document d’appel d’offre dans un onglet pendant que le formulaire est ouvert dans un autre, appuyer sur le bouton « Rafraichir » permet d’ajouter les informations les plus à jour dans le formulaire.
Exporter: Pour exporter l’addenda en cours d’édition, cliquer sur le bouton « Exporter » situé à droite de l’entête du formulaire d’addenda.
Publier: Pour publier un addenda, cliquer sur le bouton « Publier » situé à droite de l’entête. Publier l’addenda sert à consolider une version du document contractuel en y intégrant les modifications effectuées (dans le cas échéant). Il fait donc passer le statut de l’addenda en« Brouillon » à « Publier » et « fige » les données, ce qui a été saisi à dans les différentes sections du formulaire. Cette action est irréversible.
Supprimer: Pour supprimer un addenda en cours, cliquer sur le menu en haut à droite de l’entête, l’option Supprimer s’affiche dans le menu. Simplement cliquer sur supprimer et confirmer la boite dialogue.
Consulter le document contractuel original
Même si un addenda est publié ou en cours d’édition, une version du document contractuel original est disponible pour consultation à partir de l’écran de gestion du projet. Pour les consulter, cliquez sur le bouton Voir le document contractuel original situé dans la barre de menu à gauche de l’écran de gestion.
Vous serez redirigé vers l’écran de gestion du document contractuel original et pourrez le consulter. Les documents sont disponibles en lecture seule.
Retourner à l’écran de gestion du document en cours d’addenda en cliquant le bouton Voir le document en cours de modification.
Consulter un addenda publié
Consultez les addendas publiés, en accédant au mode de gestion des addendas localisé dans le menu des fonctionnalités.
Pour consulter les détails d’un addenda publié, cliquez sur sa tuile dans la liste des addendas du projet. Le formulaire complété s’affichera dans la section de droite. Le formulaire s’affiche en lecture seul et il n’est pas possible de le modifier.
Consulter le document de contrat associé à un addenda publié
Pour consulter le document contractuel associé à un addenda publié, cliquez sur le bouton Voir la version du contrat associé.
Vous serez redirigé vers la gestion du projet associé à l’addenda. Les documents sont en lecture seuls et il n’est pas possible de le modifier.
Consulter le suivi des modifications du document
Pour consulter le suivi des modifications en cours de rédaction d’un addenda. Accédez au mode de révision à partir du menu des fonctionnalités. Cliquez sur le bouton Comparer avec le document contractuel original.
Le mode de révision vous permet de comparer le document contractuel original(à gauche) et le document en cours de modification (à droite).
