Envoyer le projet pour approbation

Le module d’approbation est offert en bêta.

Veuillez contacter Edilex si vous désirez à avoir un accès anticipé à la fonctionnalité.

Description de la fonctionnalité

L'envoi en approbation est un processus qui fait suivre au projet une chaîne d'approbation structurée et hiérarchisée. Cela permet de s'assurer que chaque étape du projet est examinée et validée par les groupes d'approbation prédéfinis avant d'atteindre le pallier final. Une fois au pallier final, la version validée du projet peut être approuvée.

Pour plus de détails sur les groupes d’approbation:

Débuter le processus d’approbation

Cliquez sur le bouton Envoyer en approbation afin de débuter le processus d’approbation.

Cliquez sur le bouton Envoyer en approbation de la boite de dialogue afin de confirmer l'envoi en approbation.

En confirmant, le processus d’approbation débute. Le statut du projet passe à «En approbation».

Les informations sur le processus l’approbation sont également affichées dans la liste des projets.

Pour retrouver vos projets en cours d’approbation, filtrez la liste à l’aide du filtre de Statut situé dans le panneau de gauche.

Ensuite, en survolant la pastille de statut, vous pouvez connaitre le nom du groupe d’approbation pour lequel le projet est en cours d’approbation.

Approbation intermédiaire

Lorsque le projet est en cours d’approbation par votre groupe, afin d'approuver un projet, cliquez sur le bouton Approuver disponible dans le menu des fonctionnalités et à droite dans le haut de l'écran.

À noter que le bouton ne sera affiché que pour les utilisateurs du groupe d’approbation en cours et lorsque le statut du projet est à En approbation.

Pour continuer, cliquez sur le bouton Approuver le projet. Le prochain groupe d’approbation sera alors notifier automatiquement afin de poursuivre la chaine d’approbation.

Approbation finale

L’approbation finale du projet fait basculer le statut à Approuvé. Une fois le projet approuvé, ce dernier ne sera modifiable que pour le dernier pallier d’approbation afin de laisser l’opportunité d’y apporter des modifications supplémentaires au besoin.

Pour approuver la version finale du projet, l’utilisateur du groupe d’approbation final clique sur le bouton Approuver le projet.

Une fenêtre de confirmation s’affiche, pour continuer, cliquez sur le bouton Approuver le projet.

Notification courriel 

Invitation

L’envoi en approbation fait parvenir une notification courriel au groupe d’approbation concerné par la demande, la notification comporte les informations suivantes : 

1. Le nom et prénom de l’émetteur de la demande,

2. Les détails du projet à approuver,

3. Le bouton Voir dans l’application, qui permet de rejoindre rapidement.

Suivi d’approbation

À chaque approbation, pour chaque pallier, lorsqu’un des groupes d’approbation de la hiérarchie approuve le projet, une notification courriel est automatiquement envoyé au rédacteur responsable du projet l’informant de l’avancement du processus d’approbation. La notification comporte les informations suivantes : 

1. Le prénom et nom du rédacteur,

2. Le prénom et nom de l’approbateur,

3. Les détails du projet,

4. Le bouton Accéder au projet.