Rechercher un contenu

La recherche de contenu passe par l’utilisation du champ de recherche et des options de filtre, elle vous permet de rechercher des contenus précis selon plusieurs critères précis.

Pour ce faire, vous utilisez les 2 panneaux suivants:

1. Le panneau de recherche,

2. Le panneau des résultats.

1. Panneau de recherche

Le panneau de recherche est constitué des éléments suivant:

1. Le “x” (réduire le panneau),

2. la barre de recherche,

3. le bouton réinitialisation de la recherche,

4. Les filtres.

a. Réduire le panneau de recherche

Permets de réduire le panneau afin de laisser plus d’espace à la consultation des résultats.

Une fois le panneau réduit, pour le réouvrir cliquez sur le bouton loupe.

b. Utiliser le champ de recherche

La barre de recherche permet de chercher des contenus en utilisant un terme ou une expression. Ces valeurs peuvent se trouver dans son titre principal, sa description ou dans le reste de son contenu, mais la recherche d’un titre principal ou d’une description de contenu donne de meilleurs résultats. Il est aussi possible de chercher le code numérique associé à un contenu dans la barre de recherche.

Recherche standard

Vous permet la recherche de contenu par l’utilisation du:

• Titre,

• de la description,

• Du code.

Pour rechercher:

Pour chercher un contenu, il suffit d’entrer une expression composée d’un ou plusieurs mots et de cliquer sur l’icône de loupe. La recherche est lancée aussi après un court délai ou en appuyant sur la touche «Entrer» du clavier.

1. Cliquez dans le champ

2. Saisissez votre recherche.

3. Le moteur de recherche tient compte du titre du contenu, de sa description, des mots-clés qui lui ont été assignés et, dans le cas d’une clause ou d’une annexe, du contenu lui-même.

Exemple:

La recherche est sensible aux majuscules, aux symboles et à l’orthographe des mots : plus l’expression cherchée ressemble au contenu désiré, plus les chances de trouver le contenu rapidement augmentent.

Il est possible d’exclure des contenus ayant un terme exact dans le titre ou la description avec le symbole «~». Par exemple, lors d’une recherche de «durée ~attestations» les contenus qui contiennent « société » seront affichés, mais ceux contenant aussi « attestations » seront exclus des résultats.

Notes importantes 

• Les expressions OU/ET n’ont pas de rôle particulier et sont considérées comme des entrées normales.

• Les champs et les renvois peuvent être cherchés par leur nom.

Affiner la recherche

Cibler davantage votre recherche en utilisant les filtres de la barre de recherche.

Les options pour affiner la recherche sont:

• Tout le contenu: La recherche dans tout le contenu est la recherche standard, ce que vous aurez saisi dans le champ sera recherché comme indiqué précédemment dans le titre, la description, l’annotation, le code.

• Titre: Ce que vous aurez saisi dans le champ sera recherché dans les titres de contenus seulement.

• Description: Ce que vous aurez saisi dans le champ sera recherché dans les descriptions de contenus seulement.

• Annotations: Ce que vous aurez saisi dans le champ sera recherché dans les annotations de contenus seulement.

c. Réinitialiser la recherche

Réinitialiser la recherche permet, comme son nom l’indique, de désélectionner tous les filtres appliqués sur la recherche en cours.

d. Filtrer les résultats de recherche

Plusieurs filtres sont disponibles afin d’affiner vos résultats de recherche.

Les filtres disponibles sont : 

1. Les mots-clés,

2. Le type de contenu (sections, clauses ou annexes),

3. Les statuts,

4. Les langues,

5. La source du contenu,

6. Le créateur,

7. La dernière modification par,

8. La plage de date de création,

9. La plage de date de modification,

10. Le répertoire,

11. L’ensemble de taxonomie.

Indicateur du nombre de filtres appliqués

Lorsque vous appliquez des filtres, un indicateur informe sur le nombre de filtres sélectionnés pour votre recherche en cours.

Il y a 3 cas d’affichages:

1. Lorsque vous sélectionnez des filtres, le badge s’affichera en vert et indique que vous avez appliqué des filtres.

2. Lorsque votre organisation applique des filtres par défaut, ils seront indiqués par un badge gris. Ces filtres sont généralement appliqués par votre organisation afin de préfiltrer vos résultats et atteindre plus rapidement les contenus que voulez.

3. Si aucun filtre n’est appliqué par votre organisation ou par vous, aucun badge ne sera affiché.

1. Les mots-clés

Le filtre par mot-clé permet d’afficher le contenu contenant ce mot-clé comme mot-clé primaire ou secondaire. Lorsque plusieurs mots-clés sont ajoutés, les contenus ayant au moins un des mots-clés sélectionnés sont affichés. Il est possible de chercher les mots-clés dans la barre de recherche (1).

Les mots-clés sélectionnés sont ajoutés sous la barre de recherche pour permettre une meilleure visualisation.

Pour retirer un mot-clé des filtres, il est possible d’appuyer sur le « X » associé à ce mot-clé sous la barre de recherche (1) ou retirer la sélection dans le panneau de filtres (2).

2. Le type de contenu

Les contenus peuvent être filtrés selon leur type, soit clause, section ou annexe. Il n’est possible de sélectionner qu’un seul type de contenu à la fois.

3. Les statuts

Les contenus peuvent être filtrés selon leur statut, soit brouillon ou publié.

Brouillon: Un contenu brouillon est modifiable et peut être ajouté dans un modèle.

Publiée: Un contenu publié n’est pas modifiable (lecture seule), peut être ajouté dans un modèle ainsi que dans un document (ou trousse).

4. Les langues

Les choix sont anglais, français ou « Toutes les langues » (Français ET Anglais).

5 . Source du contenu

Le répertoire de contenu contient tous les contenus des répertoires auxquels vous avez accès, ceux-ci sont identifiés comme “Contenus standards”.

Les contenus personnalisés sont ceux que vous aurez vous-même adaptés à partir des contenus du répertoire. Pour les retrouver, sélectionnez le filtre “Alternatives personnalisées”.

Les résultats de recherche par défaut affichent les contenus de toutes les sources.

6 . Créateur

Cherchez les contenus à l’aide des informations techniques de création d’un contenu. Les utilisateurs de votre organisation ayant créé des contenus pourront être sélectionnés dans ce menu déroulant.

Exemple: Informations techniques d’un contenu.

Accédez aux propriétés d’un contenu si vous souhaitez consulter ses informations techniques.

7 . La dernière modification par

Cherchez les contenus à l’aide des informations techniques de modification d’un contenu. Les utilisateurs de votre organisation ayant modifié des contenus pourront être sélectionnés dans ce menu déroulant.

Exemple: Informations techniques d’un contenu.

Accédez aux propriétés d’un contenu si vous souhaitez consulter ses informations techniques.

8 . La plage de date de création

Cherchez les contenus à l’aide des informations techniques de création d’un contenu.

Sélectionnez une date de début et une date de fin afin d’obtenir dans vos résultats la liste des contenus ayant été créés durant cette période.

Exemple: Informations techniques de création d’un contenu.

9 . La plage de date de modification

Cherchez les contenus à l’aide des informations techniques de modification d’un contenu.

Sélectionnez une date de début et une date de fin afin d’obtenir dans vos résultats la liste des contenus ayant été modifiés durant cette période.

Exemple: Informations techniques de modification d’un contenu.

10 . Le répertoire

Le filtre « Répertoire » permet de filtrer la liste de contenus pour tous les répertoires ou un seul répertoire parent / sous-répertoire auquel l’utilisateur a accès en lecture.

La liste des répertoires auxquels l’utilisateur a accès en lecture contient :

• Tous les répertoires de l’organisation à laquelle appartient l’utilisateur;

• Tous les répertoires rendus visibles à cette même organisation avec l’accès en « lecture » ou « écriture ».

Se référer à la page Gestion des répertoires pour plus d’information sur la gestion des répertoires.

10 . L’ensemble de taxonomie

1. Qu'est-ce qu'une taxonomie ?

Une taxonomie est un système de classification qui organise efficacement vos contenus, modèles et projets en catégories précises, comme Type de contrat ou Domaine juridique.

Pourquoi utiliser les taxonomies ?

• Simplifier la recherche : Accédez rapidement aux contenus ou modèles pertinents grâce à des filtres avancés.

• Structurer vos données : Organisez vos projets de manière cohérente avec des catégories standardisées.

• Faciliter la collaboration : Assurez une compréhension commune au sein de l’équipe grâce à une classification uniforme.

Les taxonomies transforment une base de données complexe en un outil clair et navigable, améliorant ainsi votre productivité et votre organisation.

L’ensemble de taxonomie

Un ensemble de taxonomies (1) est composé de taxonomie (2), contenant elle-même des valeurs de taxonomie (3).

2. Rechercher et filtrer avec les taxonomies

Où utiliser les filtres ?

Les filtres basés sur les taxonomies sont disponibles dans plusieurs sections de l'application, vous permettant de rechercher et d’organiser vos contenus, modèles et projets de manière efficace.

a. Liste des projets

Appliquez des filtres pour visualiser les projets répondant à des critères précises, comme un domaine d’application ou un type de document.

b. Liste des modèles

Affinez vos recherches pour afficher uniquement les modèles pertinents selon les critères définis, grâce à un panneau de filtres permanent à droite de l’écran.

c. Répertoire des contenus

Utilisez les filtres pour trouver rapidement des sections, clauses ou annexes précises en fonction des taxonomies associées.

Fonctionnalités des filtres

Les filtres basés sur les taxonomies offrent une puissante flexibilité pour rechercher, organiser et afficher vos contenus, modèles et projets de manière ciblée. Voici leurs principales fonctionnalités :

a. Filtrage par taxonomies

Sélectionnez une ou plusieurs valeurs de taxonomies pour affiner vos recherches (ex. : Type de contrat ou Domaine juridique). Vous pouvez également combiner plusieurs critères pour afficher des résultats précis répondant à des besoins complexes.

b. Option Taxonomie manquante

Accessible uniquement aux utilisateurs disposant des permissions appropriées.

L’option Taxonomie manquante sert à identifiez les contenus ou modèles auxquels aucune valeur de taxonomie n’a été assignée. Cette option permet de retourner par exemple, les contenus pour lesquels aucune valeur de taxonomie de Juridiction n’a été associée.

c. Option Tronc commun

Cette option permet de retourner les contenus identifiés comme tronc commun, c.-à-d. qu’ils sont assez généraux et donc toutes les valeurs de la taxonomie y sont associées. Filtrez les éléments contenant la valeur Tronc commun, seule ou en combinaison avec d’autres valeurs, pour des recherches étendues ou précises.

Exemple de classification des résultats retournés

La classification Tronc commun d’une taxonomie signifie également que toute nouvelle valeur qui sera ajoutée à la taxonomie sera également sélectionnée automatiquement.

Exemple d’utilisation des filtres et résultats de recherche

Lorsque vous sélectionnez une seule valeur de taxonomie (ex. : Processus contractuel), les résultats retournés correspondent aux contenus ayant au minimum la valeur de taxonomie associée, c.-à-d. que les résultats retournés pourront contenir la valeur sélectionnée, mais aussi plusieurs autres valeurs.

Voici les cas de classification de contenus qui sont retournés par la sélection de la valeur Processus contractuel :

Cas 1 : seule la valeur Processus contractuel est associée au contenu.

Cas 2 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu, mais aussi à deux autres valeurs.

Cas 3 : La valeur Processus contractuel est associée au contenu ainsi que toutes les autres valeurs.

3. Assignation des taxonomies

L’assignation des taxonomies permet de classer vos contenus, modèles et projets en leur appliquant des catégories précises, facilitant ainsi leur organisation et leur recherche.

Étapes pour assigner une taxonomie :

Assurez-vous d’attribuer des valeurs pertinentes pour optimiser la gestion et l’utilisation des taxonomies.

1. Accédez à l’élément que vous souhaitez configurer (contenu, modèle ou projet).

2. Ouvrez l’onglet Propriétés à partir du menu des fonctionnalités.

3. Sélectionnez une taxonomie et choisissez une ou plusieurs valeurs appropriées.

4. Cliquez sur Enregistrer pour valider l’assignation.

Cas précis :

• Valeur Tronc commun :

  • Attribuée automatiquement pour les nouveaux contenus.

  • Peut être utilisée pour assurer une compatibilité universelle entre le contenu, son modèle.

4. Configuration des taxonomies

Permissions obligatoires :

• perm_template_edit : Nécessaire pour modifier les modèles et leurs taxonomies.

• perm_org_manage : Requise pour gérer les paramètres organisationnels, incluant la création et la modification des taxonomies.

Qui peut configurer les taxonomies ?

• Les administrateurs de l’organisation.

• Les juristes ou les utilisateurs autorisés ayant les permissions ci-dessus.

Comment vérifier ou attribuer les permissions ?

• Accédez aux paramètres d’administration.

• Vérifiez ou attribuez les permissions nécessaires aux utilisateurs depuis la section Gestion des utilisateurs.

Seuls les utilisateurs habilités peuvent s’assurer que les taxonomies restent cohérentes et alignées sur les besoins de l’organisation.

a. Création de nouvelles taxonomies

Créer une taxonomie vous permet d’ajouter un critère de classification personnalisé pour structurer vos contenus, modèles et projets.

Étapes pour créer une taxonomie :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies dans l’application.

2. Cliquez sur Ajouter une taxonomie.

3. Donnez un nom à la taxonomie (ex. : Type de contrat).

4. Ajoutez des valeurs précises (ex. : Contrat de travail, Accord de confidentialité).

5. Enregistrez pour finaliser la création.

Conseils :

• Utilisez des noms clairs et descriptifs.

• Évitez les doublons pour maintenir une organisation cohérente.

Une fois créée, la taxonomie peut être appliquée et utilisée dans vos projets, contenus et modèles.

b. Ajout de valeurs à une taxonomie

Ajouter des valeurs à une taxonomie permet d’enrichir ses critères de classification et d’adapter sa structure à vos besoins spécifiques.

Étapes pour ajouter des valeurs :

1. Accédez à la section Configuration des taxonomies.

2. Sélectionnez la taxonomie à modifier (ex. : Type de contrat).

3. Cliquez sur Ajouter une valeur.

4. Saisissez le nom de la nouvelle valeur (ex. : Partenariat, Sous-traitance).

5. Enregistrez vos modifications.

Conseils :

• Utilisez des noms pertinents et clairs pour éviter toute confusion.

• Validez avec votre équipe les nouvelles valeurs pour garantir leur utilité et leur cohérence.

Une fois ajoutées, ces valeurs seront immédiatement disponibles pour la classification, le filtrage et la recherche dans l’application.

2. Résultats de recherche

Chaque tuile représente un élément de contenu. Cet encadré contient plusieurs renseignements : 

1. Le type de contenu (section, clause ou annexe).

2. Son statut (brouillon, publiée ou brouillon de publié).

3. Le répertoire dans lequel il se trouve.

4. Son titre.

5. Sa description (s’il y a lieu).

6. Ses mots-clés.

Dans l’encadré seuls les 4 mots-clés principaux peuvent être affichés. Un contenu peut aussi avoir un nombre arbitraire de mots-clés secondaires qui seront affichés dans l'écran de visualisation à droite.

Pour ouvrir un contenu dans l'éditeur de contenu, cliquer sur le titre du contenu.
Tip: pour conserver l’affichage de la liste de résultat et ouvrir l'éditeur de contenu dans un autre onglet, faites un Ctrl + Clic sur le titre..

En cliquant dans l’encadré, mais PAS sur le titre, l'élément de contenu est sélectionné dans la liste indiquée par une ligne bleue à gauche de l’encadré, et le contenu est affiché dans le panneau de droite.
Voir “Fenêtre de visualisation” ci-dessous.

Fenêtre de visualisation

L’écran de visualisation (à droite) permet de voir le contenu sélectionné ainsi que ses propriétés, dont : 

1. Son code (chaque contenu possède un code unique).

2. Son type (section, clause ou annexe).

3. Son statut (brouillon ou publiée, et dans certaines situations ancienne version).

4. La date de la dernière publication, dans le cas bien sûr où le contenu a déjà été publié au moins une fois.

5. La date de la dernière modification.

6. Le répertoire dans lequel il se trouve.

7. Ses mots-clés.

8. Son titre.

9. Sa description (s’il y a lieu).

10. Le contenu lui-même.

Pour en savoir plus sur les préférences d’utilisateur, consulter l’article suivant :