Approbation

Description de la fonctionnalité

La fonctionnalité d’approbation permet de soumettre les documents contractuels (EDX) à plusieurs groupes d’approbation, chacun étant composé de plusieurs utilisateurs et selon un ordre préétabli, préalablement à la publication ou à l’entrée en vigueur des documents. Chacun des membres d’un groupe d’approbation peut éditer les documents lorsque ceux-ci sont en approbation par son groupe, puis approuver le projet.

Pour plus de détails sur les groupes d’approbation :

Débuter le processus d’approbation

Cliquez sur le bouton Envoyer en approbation afin de débuter le processus d’approbation.

Le statut du projet passe à En approbation par [nom du groupe d’approbation].

Dans la liste des projets, pour voir les projets que vous devez approuver, activer l’interrupteur En approbation par mon groupe.

Approbation intermédiaire

Lorsque le projet est en cours d’approbation par le groupe dont vous faites partie, afin d’approuver un projet, cliquez sur le bouton Approuver.

À noter que le bouton Approuver ne sera affiché que pour les utilisateurs du groupe d’approbation dont c’est le tour d’approuver.

Approbation finale

L’approbation finale (par un membre du dernier palier d’approbation) fait passer le statut du projet à Approuvé.

Modifier le projet approuvé

Une fois le projet approuvé par un membre du groupe d’approbation final, si le statut du projet est Approuvé, un membre de ce même groupe peut encore effectuer des changements dans le projet. Pour ce faire, cliquer sur Modifier les documents EDX dans la section d’avancement du projet.

Il faudra par la suite approuver à nouveau le projet.

Notification courriel 

Invitation

L’envoi en approbation fait parvenir une notification courriel aux membres du palier d’approbation concerné par la demande. La notification comporte les informations suivantes : 

1. Le nom et prénom de l’émetteur de la demande;

2. Les détails du projet à approuver;

3. Le bouton Voir dans l’application.

Suivi d’approbation

À chaque approbation, pour chaque palier, lorsqu’un des groupes d’approbation approuve le projet, une notification courriel est automatiquement envoyée au responsable du projet, l’informant de l’avancement du processus d’approbation. La notification comporte les informations suivantes : 

1. Le prénom et nom du rédacteur;

2. Le prénom et nom de l’approbateur;

3. Les détails du projet;

4. Le bouton Accéder au projet.